Cher.e.s intervenant.e.S,
Comme vous le savez, nous sommes dans une phase de développement progressif de l’école depuis quelques années et nous devons prendre en compte l’évolution du contexte législatif et les nouvelles contraintes qui nous sont imposées, notamment par notre obligation d’entrer dans la démarche de certification qualité Qualiopi.
Nous devons donc aujourd’hui sécuriser et mettre en conformité notre façon de contractualiser avec vous vos interventions sur l’école.
De surcroît ce contexte nous incite à améliorer nos outils et nous avons choisi d’utiliser la solution DIGIFORMA pour fluidifier le travail administratif et les relations avec les étudiants et les intervenant.e.s.
Voici donc les nouvelles règles et les nouvelles procédures que nous devons exiger de votre part. Ce nouveau protocole doit s’appliquer dès maintenant si vous intervenez auprès de nos étudiants plus de 3 jours dans l’année.
côté CEFIM
De notre côté, pour chaque session, nous vous demanderons un devis qui, une fois qu’il sera accepté, sera converti en contrat de sous-traitance qui vous sera transmis pour signature.
De votre côté
Voici les démarches à effectuer et la procédure pour nous transmettre ces infos.
1 - Déclarer votre activité de formation auprès de la direction du travail (DIRECCTE) pour obtenir un NDA
Le NDA c’est le Numéro de Déclaration d’Activité.
Mode d’emploi :
En vous adressant à la DREETS et en fournissant :
- bulletin de déclaration d’activité
- justificatif de statut juridique de moins de 3 ans : Kbis par ex.
- bulletin n°3 du casier judiciaire
- La copie de la première convention ou le premier contrat de formation professionnelle signés depuis moins de 3 mois
Toutes les infos : https://centre-val-de-loire.dreets.gouv.fr/La-declaration-d-activite-des-organismes-de-formation
Une fois obtenu, vous pourrez renseigner votre NDA directement dans votre profil intervenant.e sur notre solution DIGIFORMA.
NOTA : dès l’obtention de votre NDA et que vous aurez remplis les conditions comme l’envoie de votre Bilan Pédagogique et Financier chaque année (BPF), vous pourrez alors être exonéré de TVA pour vos missions de formation.
Formulaire de demande d’exonération de TVA : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R19113
2 - Attestation URSSAF qui permet de justifier du paiement de vos cotisations sociales
Rien de nouveau, nous vous le demandions maintenant depuis un moment.
Un document à demander à l’URSSAF directement.
3 - Justifier le mieux possible votre expertise
Ceci est particulièrement crucial notamment si vous intervenez auprès de notre public apprenti, en effet les CFA sont soumis à une obligation assez pointue de ce côté là.
Le minimum est de fournir un lien vers votre profil LinkedIn, évidemment en prenant soin qu’il soit à jour. Mais l’idéal est de nous fournir toute copie de diplômes ou certification qui justifie la qualité de votre expertise (diplômes, justif de contrat de travail, expérience pro)
Mode d’emploi
Vous pouvez charger une copie de vos diplômes directement dans DIGIFORMA et vous pouvez copier coller un lien vers votre profil LinkedIn.
4 - Attestation sur l’honneur de “non client unique”
Il s’agit d’un document très simple dans lequel vous indiquez que votre activité au CEFIM représente une partie, seulement, de votre activité professionnelle en tant qu’indépendant et que par ailleurs vous êtes engagés sur d’autres projets ou avec d’autres écoles ou centres de formation.
Mode d’emploi
Pour vous aider, voici un exemple de document type : télécharger le modèle de document.
Vous pouvez ensuite, une fois rempli, charger un PDF de ce courrier dans votre profil intervenant sur notre plateforme DIGIFORMA.
5 - Signature de la "Charte Qualiopi de l'intervenant·e externe”
Nous sommes désormais certifié Qualiopi (depuis juillet 2021). Afin de garantir une prise en compte des processus Qualité que nous avons mis en place au cours des derniers mois, nous vous demandons de bien vouloir prendre connaissance et approuver la charte que nous avons rédigée à destination de l’ensemble des intervenants.
A titre d’exemple, nous vous demandons aujourd’hui de renseigner des tableaux de bord pour le suivi quotidien des formations et des étudiants, c’est typiquement le genre de document requis dans le cadre de la certification Qualiopi. Ou encore l’utilisation du LMS de l’école pour partager avec les étudiants les supports de cours ou les supports d’exercice.
Mode d’emploi
Cette charte est disponible en format PDF, il vous suffit donc de l’ouvrir, d’y ajouter une signature numérique ou manuscrite et de charger ce document dans votre « fiche DIGIFORMA » (voir ci-dessous) avec les autres documents nécessaires.
En parallèle si le sujet de la qualité et des processus vous parle, vous pouvez consulter le guide de lecture de Qualiopi.
Un petit flêchage côté DIGIFORMA
A ce jour, même si vous n’avez pas encore votre accès à DIGIFORMA (il vous sera donné en amont de votre prochaine intervention), vous pouvez bien sûr entamer les démarches.
Nous nous permettons d’insister sur le fait que toute cette procédure, même si elle peut paraître fastidieuse à mettre en place pour vous, est obligatoire pour nous permettre de continuer de travailler avec vous dans les prochains mois.
Nous serons donc très vigilants dans les prochains mois à ce que chacun.e puisse se mettre en conformité avec ce nouveau protocole.
Évidemment si vous rencontrez des difficultés ou si vous avez besoin d’accompagnement dans cette démarche toute l’équipe se tient à votre disposition pour vous aider.